우선순위 어떻게 정해야 할까?

모든 일에는 중요도가 다르다. 효율적으로 일을 처리하면서 목표를 달성하려면 어떤 일부터 해야 할지 우선순위를 잘 정하는 것이 중요하다.

이는 직장에서의 업무만이 아니라 개인적인 일 처리에도 동일하다.

 

명확한 기준을 갖고 처리하지 않으면 효율성이 떨어지고 목표한 바를 이루지 못할 수도 있으며 많은 시간을 낭비하고 되돌아오게 될 수도 있다. 기업 경영에서도 마찬가지다. 당장 해결해야 하는 일부터 처리하지 않을 경우 기업이 망하게 되는 경우가 빈번하게 일어난다.

 

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Lou Gerstner의 IBM 회생 스토리는 현대 기업 역사상 가장 성공적인 턴어라운드 사례 중 하나로 평가받고 있다.

 

1993년, 위기에 빠진 IBM을 맡은 루 거스트너는 일의 우선순위를 정했다. 그가 처음 내린 결정은 새 비전을 세우는 것이 아니었다. 기자회견에서 그는 비전을 묻는 질문에 "지금 중요한 건 비전이 아니라 회사의 재정 상태를 회복하는 것"이라며 비전을 언급하는 대신, 곧장 현금 흐름 파악과 비용 절감에 집중했다.

 

그는 IBM이 다시 숨 쉴 수 있도록 현금 유동성을 확보하고, 회사가 지금 당장 할 수 있는 조정들을 최우선으로 하여 그 자원을 다듬고 확보했다. 결과적으로, 당장의 실질적 생존을 목표로 일의 순서를 정한 거스트너의 전략 덕분에 IBM은 다시금 살아날 기회를 만든 것이다.

 

Lou Gerstner

 

응급 상황으로 심폐소생술이 필요한 환자에게 미래를 설명하는 경우가 있던가? 당장 호흡이 딸리고 눈 앞이 흐릿해져가는 사람에게 병원에서 나가면 어떤 인생을 살게 될 것인가가 뭐가 중요하단 말인가? 여기에서 가장 중요한 것은 우선 살리고 보는 것이다.

극단적인 예시일 수 있지만 IBM 이 바로 그랬다. 거스트너가 보기에는 곧 죽어가는 기업이었기 때문에 비전이고 뭐고 일단 살리고 봐야했던 것이다.

 

여기서 중요한 포인트는 일의 속성을 긴급함과 중요함으로 나눠서 봐야 한다는 점이다. 당장 망해가는 IBM의 비용을 절감하는 건 긴급하고 중요한 일이었기에 가장 높은 우선순위의 업무로 볼 수 있었다.

 

다만, 긴급함과 중요함은 같은 듯 미묘하게 다르다. 급한 일이 반드시 중요한 것은 아니며, 반대로 중요한 일이 항상 긴급하지도 않다.

그렇다면 어떤 방법을 통해 우선순위를 결정하는 것이 좋을까?

 

우선순위를 결정하는 방법

우선, 내가 갖고있는 일들을 파악해야 한다. 그러기 위해서는 모든 일들을 목록으로 만들어 확인한다. 그 다음에는 다양한 우선순위 도구를 사용하는데 여기서는 아이젠하워 매트릭스를 소개해보려고 한다.

 

아이젠하워 매트릭스는 과제의 우선순위를 도출하기 위한 간단하면서도 강력한 툴이다. 이 매트릭스는 과제를 긴급성과 중요성에 따라 4개의 사분면으로 분류한다.

• 긴급하고 중요한 일: 즉시 해결해야 하는 중요한 태스크. 예를 들어, 시스템 오류 해결이나 중요한 고객 대응이 여기에 해당한다.
• 긴급하지 않지만 중요한 일: 시간이 지나도 중요성이 떨어지지 않는 태스크다. 장기적인 성장과 개선을 위해 반드시 필요한 부분이지만, 당장의 업무로 인해 자칫 밀리기 쉬운 일들이다. 예를 들면 개인의 역량 개발이나 조직 내 장기 프로젝트가 포함된다.
• 긴급하지만 중요하지 않은 일: 당장은 눈에 띄는 일이지만 장기적으로는 조직의 성장에 큰 영향을 미치지 않는 업무다. 부서 간의 빠른 확인 절차나 간단한 요청에 응답하는 일이 예가 될 수 있다.
• 긴급하지도 중요하지도 않은 일: 생산성에 도움이 되지 않는 비생산적인 일들이다. 이런 일들은 최대한 줄이거나 위임해야 한다.

 

사분면에 속한 업무를 결정하는 방법

사분면을 통해 우선순위가 어느 정도 분류되었지만, 이제 실제 실행이 필요한지 또는 자원의 투입이 필요한지를 판단해야 한다. 당연하게도 긴급하고 중요한 일은 즉각적인 실행이 필요하며, 다른 사분면의 일과 비교해 우선적으로 처리되어야 한다. 반면, 긴급하지 않지만 중요한 일은 미리 일정에 포함해 전략적으로 접근해야 한다.

 

이때, 태스크를 영향력과 노력으로 평가하여 추가적인 순위를 설정할 수 있다. 영향력은 큰데 적은 노력으로 결과를 낼 수 있는 일들은 우선적으로 추진하고, 반대로 영향력이 낮고 많은 노력이 필요한 일들은 필요에 따라 줄이거나 연기할 수 있다.

 

영향력이나 노력이 대동소이한 태스크들이 많다면 조금 더 높은 기준을 두고 결정하는 것도 방법이다. 이를테면 영향력을 조금 더 높게 두어 매출 임팩트나 고객 확보 등을 주요 지표로 삼아 결정하게 되면 비슷한 태스크들 중에서도 어떤 것을 먼저할지 결정할 수 있다.

 

결국은 커뮤니케이션

개인이 혼자 처리할 수 있는 일이라면 스스로 우선순위를 결정하고 실행할 수 있다. 그러나 팀이 함께 해결해야 하는 업무라면, 구성원들과의 원활한 커뮤니케이션이 필수다.

우선순위에 대한 기준을 공유하고 토론하는 것은 이때 많은 도움이 된다. 특히 영향력이나 노력이 비슷한 태스크들 중에서의 순서는 해당 기준으로 결정되기 때문에 보다 빠르게 합의하여 진행할 수 있다.

팀이 일을 효율적으로 하기 위해서는 결국 일의 중요도에 대한 이해와 동의가 필요하며 그 전제 아래서 팀이 최상의 속도를 유지하며 앞으로 나아갈 수 있다.

 

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모든 상황이 동일하더라도, 그 결과는 어떻게 우선순위를 매기고 실행하는지에 따라 달라질 수 있다. 긴급함에 휘둘리기보다는 중요한 일을 놓치지 않는 판단이 중요한데, 이를 위해서는 문제의 핵심을 파악하고, 적절한 도구와 전략으로 체계적으로 접근하는 것이 필요하다.

 

처음부터 완벽한 도구는 존재하지 않는다. 결국 큰 틀 아래서 진행하면서 내게 맞는 기준도 추가하고 바꾸며 최적화된 의사결정을 하는게 중요하다.

 

대부분의 기업에서도 유명한 매트릭스나 툴 들을 도입하다가 결국 최적화 단계에서 적용하지 못하고 이탈하는 경우가 많다. 꾸준히 인내심을 가지고 팀에 적합한 기준과 프로세스를 만들어두면 제대로 효율적으로 일할 수 있을 것이다.